Sådan opsætter du en effektiv “out of office” besked på mail
Når du planlægger at være væk fra kontoret enten på grund af ferie, forretningsrejse eller af anden årsag, er det vigtigt at informere dem, der prøver at kontakte dig via mail. En veludformet “out of office” besked sikrer, at dine kollegaer, kunder og samarbejdspartnere ved, hvornår de kan forvente et svar fra dig, og hvem de kan henvende sig til i dit fravær. Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du kan opsætte en “out of office” besked på de mest populære mail-tjenester.
Hvorfor er en “Out of Office” Besked Vigtig?
En “out of office” besked hjælper med at administrere forventninger og forbedrer kommunikationen ved at:
- Informere om dit fravær og hvornår du vil være tilbage.
- Give alternative kontaktoplysninger for presserende henvendelser.
- Opretholde professionel kommunikation selv når du ikke er tilgængelig.
Trin 1: Beslut indholdet af din besked
En effektiv “out of office” besked bør være kort, informativ og professionel. Her er nogle elementer, du bør inkludere:
- En venlig hilsen.
- Dato for din tilbagevenden.
- Alternative kontaktoplysninger (hvis relevant).
- En kort forklaring af grunden til dit fravær (valgfrit).
- En afsluttende hilsen.
Her er par eksempler på en ”out of office” besked
Eksempel på en “out of office” besked hvor du er på ferie eller kortvarigt væk fra kontoret uden mulighed for at blive kontaktet:
Emne: Jeg er ikke til stede – [Dit navn]
Hej
Tak for din besked. Jeg er desværre ikke på kontoret i øjeblikket og vender tilbage den [dato]. I mellemtiden har jeg ikke adgang til min mail, så du kan først forvente et svar, når jeg er retur.
Hvis din henvendelse er presserende, kan du kontakte [kollegaens navn] på [kollegaens mail] eller [telefonnummer].
Med venlig hilsen
[firmanavn],
[Dit navn]
Eksempel på en “out of office” besked hvor du er på en forretningsrejse eller er kortvarig væk med begrænset mulighed for at blive kontaktet:
Emne: Jeg er ikke til stede – [Dit navn]
Hej
Tak for din besked. Jeg er desværre ikke på kontoret i øjeblikket og vender tilbage den [dato]. Så snart det er muligt for mig, vil jeg besvare din mail.
Du skal derfor forvente et par dages forsinkelse i mit svar.
Hvis din henvendelse er presserende, kan du kontakte [kollegaens navn] på [kollegaens mail] eller [telefonnummer].
Med venlig hilsen
[firmanavn],
[Dit navn]
Trin 2: Opsætning af Automatiseret Svar
Outlook (Microsoft Office 365)
- Åbn Outlook: Åbn Microsoft Outlook på din computer.
- Gå til fanen ‘Filer’: Klik på ‘Filer’ øverst til venstre i vinduet.
- Klik på ‘Automatiske svar (Out of Office)’: Find og klik på ‘Automatiske svar (Out of Office)’. Dette åbner vinduet for opsætning af autosvar.
- Aktivér automatiske svar: I det nye vindue, vælg ‘Send automatiske svar’.
- Indstil tidsinterval (valgfrit): Hvis du kun vil sende automatiske svar i en bestemt periode, sæt kryds i ‘Send kun inden for dette tidsinterval’ og vælg start- og slutdato og tid.
- Skriv dit svar: Der er to faner, en for interne sendere (inden for din organisation) og en for eksterne sendere. Skriv din besked i begge faner, hvis nødvendigt.
- Inden for organisationen: Skriv din autosvar besked til kolleger og personer i din organisation.
- Uden for organisationen: Sæt kryds ved ‘Svar til personer uden for min organisation’ og skriv din autosvar besked til eksterne kontakter.
- Gem og luk: Klik på ‘OK’ for at gemme og aktivere autosvarene.
Gmail
- Log ind på din Gmail-konto.
- Klik på tandhjulsikonet øverst til højre og vælg “Se alle indstillinger”.
- Gå til fanen “Generelt” og rul ned til “Feriefravær”.
- Markér “Aktiver feriefraværsbesked”.
- Indtast den første og sidste dag for dit fravær.
- Skriv emnet og beskeden.
- Klik på “Gem ændringer” nederst på siden.
Apple Mail (iCloud)
- Log ind på iCloud.com og gå til Mail.
- Klik på tandhjulsikonet nederst til venstre og vælg “Indstillinger”.
- Gå til fanen “Automatisk svar”.
- Marker “Automatisk svar” og skriv din besked.
- Vælg tidsperioden for dit fravær.
- Klik på “Færdig”.
Trin 3: Test Din Besked
Inden du afslutter, er det en god idé at teste din “out of office” besked ved at sende en testemail til dig selv fra en anden mail-konto. Dette sikrer, at beskeden ser korrekt ud og fungerer som forventet. Du kan også bede en kollega om at teste din ”out of office” besked.
Tips til en Effektiv “Out of Office” Besked
- Hold beskeden kort og professionel: Undgå for meget personlig information og hold dig til det nødvendige.
- Brug en neutral og venlig tone: Sørg for, at tonen er professionel og høflig.
- Giv en tydelig og specifik dato for din tilbagevenden: Dette hjælper dem, der kontakter dig, med at planlægge deres kommunikation.
En god “out of office” besked kan gøre en stor forskel i, hvordan din fravær opleves af dem, der forsøger at kontakte dig. Ved at følge denne guide kan du sikre, at dine kollegaer og kunder føler sig godt informeret og taget hånd om, selv når du ikke er til stede.
Er du klar til at opsætte din “out of office” besked? Følg trinene ovenfor og sørg for, at dine mails håndteres professionelt, selv når du er væk fra kontoret. Skulle du få behov for hjælp til dette, kan du kontakte os på telefon 70276117.
